Como fazer a descrição do problema?

Descrevendo o Problema: Um Guia Prático para Clareza e Eficiência

Descrever um problema de forma eficaz é crucial para sua resolução. Uma descrição clara e concisa, que evite ambiguidades e informações desnecessárias, facilita a compreensão por parte de quem precisa solucioná-lo, seja um colega de trabalho, um superior, um cliente ou até mesmo você mesmo, quando revisitar o problema posteriormente. Este artigo foca em como construir essa descrição, utilizando um método simples e eficiente baseado nas cinco perguntas clássicas do jornalismo investigativo: Quem? Onde? O que? Quando? e Por quê? (5Ws).

Ao descrever um problema, lembre-se de que a clareza é fundamental. Evite jargões técnicos se o seu público não os compreenderá. Seja objetivo, focando nos fatos e evitando opiniões pessoais ou especulações. A emoção deve ser controlada; a prioridade é apresentar os fatos de forma imparcial.

As Cinco Perguntas Essenciais (5Ws):

• Quem foi afetado? Identifique as pessoas, grupos ou sistemas impactados pelo problema. Seja específico. Em vez de “muitos clientes”, diga “15 clientes do setor X entre os dias Y e Z”. A quantificação auxilia na compreensão da magnitude do problema.

• Onde ocorreu? Localize o problema espacialmente. Seja preciso na descrição do local. Um problema em um servidor específico é diferente de um problema em toda a rede.

• O que aconteceu? Descreva o problema em si, de forma clara e objetiva. Evite generalizações e detalhes irrelevantes. Concentre-se nos sintomas observados e nos impactos diretos do problema.

• Quando aconteceu? Determine a data e a hora de início do problema. Se o problema se estendeu por um período, especifique as datas de início e fim. A linha do tempo é fundamental para a análise e resolução.

• Por que aconteceu? (opcional, mas altamente recomendado): Investigue a causa raiz do problema. Esta etapa muitas vezes exige investigação mais aprofundada, mas é crucial para prevenir que o problema se repita. Se a causa for desconhecida, declare isso explicitamente, mas liste possíveis causas que merecem investigação posterior.

Exemplo:

Problema: Falha no sistema de login do aplicativo móvel.

Descrição detalhada utilizando os 5Ws:

• Quem: 327 usuários do aplicativo móvel “AppExemplo” relataram problemas de login.
• Onde: A falha ocorreu no aplicativo móvel “AppExemplo” em dispositivos Android e iOS.
• O que: Os usuários não conseguiram acessar suas contas após a atualização do aplicativo na manhã do dia 15/10/2024, recebendo a mensagem de erro “Erro de autenticação”.
• Quando: A falha iniciou às 8h00 do dia 15/10/2024 e durou até as 14h00 do mesmo dia.
• Por que: A análise preliminar indica que uma incompatibilidade entre a nova versão do aplicativo e a API de autenticação pode ser a causa raiz. Investigação adicional está em andamento.

Conclusão:

Ao responder a essas cinco perguntas de forma concisa e precisa, você criará uma descrição do problema clara, compreensível e útil para quem precisa solucioná-lo. Lembre-se: a eficiência na resolução de problemas começa com uma descrição eficaz do próprio problema.