Como enviar um press release por email?

O email perfeito para o seu press release: Alcance a mídia sem perder tempo

Enviar um press release por email pode parecer simples, mas a eficácia da sua mensagem depende de uma estratégia inteligente. Afinal, o objetivo é que o seu comunicado seja lido, não apenas descartado na caixa de entrada lotada de um jornalista. Este artigo foca em como otimizar a sua abordagem por email para garantir o máximo impacto.

Esquecendo os Anexos: A Regra de Ouro

A primeira e mais crucial dica é: evite anexos. Anexos podem ser bloqueados por filtros anti-spam, levar tempo para baixar (um recurso precioso para jornalistas), ou, ainda pior, serem percebidos como potenciais ameaças de vírus. Incluir o press release diretamente no corpo do email garante uma leitura imediata e segura. Formatação limpa e concisa é fundamental para facilitar a leitura em diferentes plataformas. Utilize um estilo simples, evitando fontes exóticas ou excessiva formatação.

Personalização é Chave: Individual ou Bcc?

O envio em massa, sem personalização, é um caminho para o fracasso. A maioria dos jornalistas percebe prontamente emails genéricos e os descarta. Duas abordagens se destacam:

• Envio individual: Ideal para um número menor de contatos, permite a inclusão de uma linha de abertura personalizada para cada jornalista, mencionando algo específico sobre a publicação ou o próprio jornalista. Isso demonstra interesse genuíno e aumenta as chances de leitura.

• Utilizando o campo “Cc” ou “Cco”: Para uma lista maior, o campo “Cco” (cópia oculta) é a opção mais adequada. Ele mantém a privacidade dos endereços de email dos destinatários, permitindo uma abordagem mais eficiente. No entanto, mesmo utilizando o “Cco”, é fundamental personalizar a linha de assunto para cada publicação alvo. Um assunto genérico como “Press Release” será quase certamente ignorado. Explore o nome da publicação ou uma frase chamativa relacionada à notícia.

A Linha de Assunto: Sua Primeira Impressão

A linha de assunto é crucial. Ela precisa ser clara, concisa e atraente, refletindo o conteúdo do press release e o interesse da publicação em questão. Evite linhas vagas como “Nova campanha” ou “Notícia importante”. Seja específico e objetivo. Por exemplo, “Lançamento do novo [produto] revolucionará o mercado de [setor]” é muito mais eficaz.

O Corpo do Email: Concisão e Clareza acima de tudo

Após a linha de assunto, o corpo do email precisa ser breve e direto ao ponto. Comece com uma breve introdução que contextualiza o press release e a razão para o contato. Em seguida, insira o press release formatado de forma clara e legível. Finalize com uma frase de agradecimento e um convite para contato caso haja dúvidas ou interesse em aprofundar o assunto. Disponibilize seus contatos (telefone e email).

Exemplo de Linha de Assunto e Abertura:

• Assunto: Lançamento do EcoTech: Novidade em tecnologia sustentável para a Revista Meio Ambiente

• Abertura: Prezada(o) [Nome do jornalista], a Revista Meio Ambiente sempre se destacou pela cobertura de inovações em tecnologia sustentável, e acreditamos que o lançamento do EcoTech será do seu interesse.

Seguindo essas dicas, você maximizará suas chances de sucesso ao enviar seu press release por email, garantindo a leitura e o impacto desejados na mídia. Lembre-se: a preparação e a personalização são tão importantes quanto o conteúdo do próprio press release.