Quem assina o relatório de gestão?

quem assina o relatório de gestão: prazos e coimas

Conhecer as obrigações legais associadas ao cumprimento dos prazos para deliberação de contas evita coimas e penalizações graves para os gerentes.
O processo de submissão da informação empresarial assegura a transparência e protege a estabilidade da sociedade no mercado, sendo fundamental saber quem assina o relatório de gestão.

Quem assina o relatório de gestão nas sociedades comerciais?

A interpretação deste dever depende do contexto específico da empresa e do momento exato em que os documentos são apresentados aos sócios.

O relatório de gestão e as contas do exercício devem ser assinados por todos os gerentes ou administradores que estiverem em funções efetivas ao tempo da apresentação.

Isto significa que a assinatura é uma obrigação estritamente ligada ao cargo atual e não ao período em que os factos económicos ocorreram.

Muitos gerentes acreditam que afastar-se do cargo elimina qualquer obrigação com o passado da empresa, mas existe um detalhe crítico que a maioria ignora e que pode resultar em pesadas sanções - explicarei este ponto em pormenor na secção sobre a responsabilidade de antigos administradores.

Na minha experiência a acompanhar reestruturações societárias, esta é uma das maiores fontes de litígio entre sócios. A assinatura serve para comprovar a vinculação dos administradores em funções ao conteúdo apresentado. Não se trata de uma mera formalidade burocrática.

O enquadramento legal da prestação de contas

A obrigação de relatar a gestão e apresentar as contas anuais está consagrada no Artigo 65 do Código das Sociedades Comerciais.

Este normativo estabelece que a elaboração dos documentos cabe ao órgão de administração em exercício. Raras vezes vi uma falha nesta transição que não gerasse problemas graves com a Autoridade Tributária.

O contrato de sociedade pode complementar as regras gerais, mas nunca derrogar o que a lei impõe sobre a responsabilidade coletiva dos gerentes.

Prazos e sanções associados ao incumprimento

Raramente as empresas antecipam a gravidade dos atrasos declarativos. A assembleia geral anual deve reunir nos três primeiros meses de cada ano civil para deliberar sobre as contas do exercício anterior.

Este prazo é alargado para cinco meses no caso de sociedades que necessitem de apresentar contas consolidadas.^[2] Falhar estes prazos custa caro. O incumprimento pode sujeitar os gerentes a coimas que variam entre 50 e 1500 euros.^[3] A lei é implacável.

Para além das multas imediatas, a omissão prolongada do registo comercial por dois anos consecutivos constitui fundamento para a dissolução automática da sociedade.
O processo culmina com a submissão eletrónica da Informação Empresarial Simplificada até ao dia 15 de julho de cada ano.^[4] O cumprimento rigoroso deste calendário evita o bloqueio de certidões e a impossibilidade de distribuir dividendos.

O procedimento formal em caso de recusa de assinatura

Quando um dos administradores não concorda com os números apresentados, a solução (e levou-me anos a ver isto ser aplicado corretamente) nunca passa pelo simples silêncio ou boicote.

A recusa de assinatura por qualquer membro da gerência é legítima, mas exige o cumprimento estrito de duas etapas cumulativas. Primeiro, o gerente dissidente deve justificar a sua recusa por escrito no próprio documento a que respeita.

Segundo, deve explicar pessoalmente as suas razões perante a assembleia geral de sócios.

Se o administrador que deu causa à omissão não registar a sua fundamentação por escrito, a sua falta de assinatura é considerada um incumprimento direto dos deveres funcionais.

As divergências internas não suspendem a obrigação da empresa de submeter as contas aos proprietários do capital. Mas há um porém.

Se todos os sócios forem gerentes e assinarem o documento sem reservas, a assembleia formal pode ser dispensada em certas tipologias de sociedades por quotas.

A responsabilidade de antigos gerentes e membros destituídos

Lembra-se do detalhe crítico que mencionei no início? Refere-se à obrigação legal de cooperar com a nova gerência.

Um gerente que entrou em fevereiro assina as contas do ano anterior porque é quem está no cargo no momento da apresentação. Por outro lado, o gerente que saiu em novembro não assina o relatório atual, mas mantém obrigações residuais profundas.

Os antigos membros da gerência são legalmente obrigados a prestar todas as informações que lhes forem solicitadas relativamente ao período em que exerceram o mandato.
A recusa em colaborar constitui uma violação da lei e é frequentemente utilizada em tribunal para fundamentar ações individuais de responsabilidade civil por danos causados à sociedade.
A demissão não limpa o passado.

Diferenças de obrigações na prestação de contas

Gerentes em Funções Atuais

1. Devem preparar ativamente o relatório de gestão e todas as demonstrações financeiras do exercício
2. Devem apresentar os documentos aos sócios nos primeiros 3 meses do ano civil
3. A assinatura é estritamente obrigatória para todos os membros atuais da gerência

Antigos Gerentes (Cessados)

1. Estão totalmente dispensados de elaborar os novos documentos de prestação de contas
2. Estão obrigados a prestar informações a qualquer momento quando formalmente solicitados
3. Não assinam o relatório de gestão atual por já não representarem a sociedade comercial

A transição de gerência na Distribuidora Tejo

Ricardo assumiu o cargo de gerente numa empresa de distribuição em Lisboa em fevereiro, deparando-se imediatamente com a exigência de fechar o relatório do ano anterior. Ele sentia-se frustrado e inseguro por ter de validar decisões financeiras tomadas por terceiros antes da sua chegada.

Na sua primeira tentativa, Ricardo recusou-se firmemente a assinar os documentos, enviando um email à assembleia a alegar desconhecimento completo do histórico. O resultado foi o bloqueio imediato do processo e o risco iminente de multas para a organização.

Após consultar a equipa jurídica, compreendeu que assinar não significava aprovar a gestão anterior, mas sim atestar a conformidade atual. Ele decidiu convocar formalmente os antigos gerentes para recolher os esclarecimentos em falta.

Com os dados validados, Ricardo assinou o relatório a tempo, evitando coimas que variam entre 50 e 1500 euros, e garantindo o registo comercial sem qualquer sobressalto.