Como enviar um email a todos os contatos do Outlook?

Enviando emails para todos os seus contatos do Outlook: além dos grupos de contatos

Enviar um email para todos os seus contatos no Outlook pode parecer simples, mas requer um pouco mais de nuance do que simplesmente criar um grupo. Embora criar um grupo de contatos, como descrito na introdução, seja uma excelente estratégia para comunicação regular com um grupo específico, nem sempre é a solução ideal para enviar emails pontuais para todos os seus contatos. Imagine ter que atualizar um grupo gigantesco cada vez que adiciona um novo contato!

Este artigo apresenta alternativas mais flexíveis e eficientes para alcançar todos os seus contatos no Outlook, sem a necessidade de gerenciar grupos constantemente.

1. Utilizando a Caixa de Pesquisa:

Esta é a maneira mais rápida e prática para enviar um email para todos os seus contatos, especialmente para comunicações esporádicas.

• *No campo “Para” da sua nova mensagem, digite o caractere asterisco ().** O Outlook exibirá então todos os seus contatos cadastrados, permitindo que você os selecione em massa.
• Atenção: Este método pode incluir contatos indesejados, como endereços antigos ou de serviços. Revise a lista cuidadosamente antes de enviar para evitar constrangimentos ou erros.

2. Exportando seus contatos e utilizando o campo Cco:

Este método é ideal para garantir privacidade e evitar que os destinatários vejam os endereços de email uns dos outros. É também uma boa opção para listas de contatos muito extensas.

• Exporte seus contatos: No Outlook, navegue até “Arquivo” > “Abrir e Exportar” > “Importar/Exportar”. Escolha “Exportar para um arquivo” e selecione o formato “Valores Separados por Vírgula (CSV)”. Salve o arquivo.
• Abra o arquivo CSV em um editor de planilhas (Excel, LibreOffice Calc, etc.): Localize a coluna que contém os endereços de email.
• Copie todos os endereços de email: Selecione toda a coluna de emails e copie o conteúdo (Ctrl+C ou Cmd+C).
• Cole os endereços no campo “Cco” do seu email: No Outlook, crie uma nova mensagem e cole os endereços copiados no campo “Cco” (Com cópia oculta).

3. Utilizando o recurso de mala direta do Word:

Para envios mais personalizados, com informações específicas para cada contato (como o nome), a mala direta do Word em conjunto com o Outlook é uma solução poderosa.

• Crie um documento do Word: Estruture o email como desejar, incluindo campos de mesclagem para informações personalizadas (ex: «Prezado(a) «Nome»,»).
• Inicie a Mala Direta: No menu “Correspondências”, selecione “Iniciar Mala Direta” > “Emails”.
• Selecione os destinatários: Escolha “Escolher de Contatos do Outlook” e selecione a pasta de contatos desejada.
• Insira os campos de mesclagem: No documento, insira os campos correspondentes às informações de seus contatos (ex: «Nome», «Empresa», «Cargo»).
• Finalize a Mala Direta: Clique em “Concluir e Mesclar” > “Enviar Mensagens de Email”. O Outlook enviará emails individualizados para cada contato.

Considerações finais:

Independentemente do método escolhido, lembre-se de:

• Testar o envio: Envie um email teste para si mesmo antes de enviar para toda a lista, verificando a formatação e o conteúdo.
• Respeitar a privacidade: Evite expor os endereços de email dos seus contatos utilizando o campo “Cco” sempre que possível.
• Segmentar seus contatos: Para comunicações mais eficazes, considere segmentar sua lista de contatos por grupos de interesse, evitando enviar informações irrelevantes.

Com essas dicas, você estará pronto para se comunicar com todos os seus contatos no Outlook de forma eficiente e profissional, escolhendo a melhor estratégia para cada situação.