O que colocar no out of office?

O que colocar (e o que evitar) no seu “Fora do Escritório”

As férias chegaram, o merecido descanso se aproxima, e com ele a tentação de simplesmente desligar o e-mail e sumir. Mas, antes de se desconectar completamente, lembre-se da importância de configurar uma mensagem automática de “Fora do Escritório” (Out of Office, em inglês). Essa simples mensagem pode evitar uma série de problemas e demonstrar profissionalismo. Mas o que exatamente colocar nela? A resposta é mais sutil do que parece.

O Essencial:

• Informe sua ausência: Seja claro e objetivo. “Estou fora do escritório de [data de início] a [data de retorno].”
• Mencione o motivo (opcional): Se preferir, pode adicionar uma breve justificativa, como “em férias” ou “participando de um evento”. Não há necessidade de detalhes excessivos.
• Indique um contato alternativo (se possível): Para urgências, forneça um endereço de e-mail ou número de telefone de um colega que poderá auxiliar. Se isso não for possível, mencione a data de seu retorno.
• Agradeça a compreensão: Uma frase como “Agradeço a compreensão e retorno em breve” demonstra educação e profissionalismo.
• Desejo um bom dia/semana: Um toque final cordial, como “Tenha um ótimo dia!” ou “Desejo uma ótima semana!”, torna a mensagem mais agradável.

Exemplo de Mensagem Eficaz:

“Olá! Estou fora do escritório de 20 a 28 de fevereiro, em férias. Para assuntos urgentes, por favor, contate [nome do colega] em [endereço de e-mail ou número de telefone]. Retornarei às minhas atividades em 1º de março. Agradeço a compreensão e desejo a você uma ótima semana!”

O que EVITAR:

• Detalhes excessivos sobre suas férias: Evite descrever em detalhes seus planos de viagem ou atividades. Mantenha a mensagem profissional.
• Linguagem informal ou informal demais: Mantenha um tom profissional e respeitoso, adequado ao contexto da sua comunicação empresarial.
• Promessas irreais de resposta rápida: Não prometa responder e-mails durante sua ausência, a menos que realmente pretenda fazê-lo.
• Imagens ou GIFs animados: Mantenha a mensagem concisa e profissional, evitando elementos visuais que possam distrair ou não ser apropriados para todos os destinatários.
• Esquecer de ativar a mensagem: Parece óbvio, mas é crucial programar a mensagem antes de se desconectar.

Adaptando a Mensagem:

A sua mensagem de “Fora do Escritório” deve ser adaptada ao seu contexto profissional. Um funcionário de uma empresa formal terá uma mensagem mais formal que um profissional autônomo com uma clientela mais informal. A chave está no equilíbrio entre clareza, profissionalismo e cortesia.

Ao configurar sua mensagem de “Fora do Escritório” com cuidado, você garante uma comunicação eficiente e profissional, demonstrando respeito pelo tempo dos seus colegas e clientes, e aproveitando seu tempo de descanso com mais tranquilidade.