Como descrever a situação problema?

Descrevendo a Situação-Problema: Um Guia Prático

Descrever uma situação-problema de forma eficaz é crucial para a resolução de conflitos, a elaboração de projetos e a tomada de decisões. Uma descrição clara e concisa permite que outras pessoas entendam a complexidade do problema, se engajem na busca por soluções e avaliem a sua viabilidade. Mas como fazer isso de forma eficiente e evitar redundâncias? Este artigo apresenta um método prático para descrever qualquer situação-problema.

Em vez de simplesmente listar os sintomas, devemos ir além e dissecar a situação em seus componentes essenciais. Imagine que você está construindo um mapa para guiar a resolução do problema: cada elemento é um ponto importante nesse mapa. Usaremos uma estrutura que engloba cinco pilares:

1. Cenário: Descreva o contexto da situação-problema. Onde e quando ela ocorre? Quais são as circunstâncias relevantes? Seja preciso e objetivo. Por exemplo, ao invés de “problemas na empresa”, descreva “alta taxa de rotatividade de funcionários no setor de atendimento ao cliente da filial de São Paulo nos últimos seis meses”. Quanto mais detalhado o cenário, melhor o entendimento do contexto.

2. Atores Envolvidos (Pessoas Afetadas): Identifique quem é afetado diretamente e indiretamente pelo problema. Quais são os papéis e responsabilidades dessas pessoas? Detalhar as perspectivas e as necessidades desses atores é fundamental. No exemplo da rotatividade, os atores envolvidos seriam os funcionários demitidos, os gerentes do setor, a equipe de RH, os clientes e a própria empresa, cada um sofrendo impactos diferentes.

3. Essencial do Problema (Raiz do Problema): Esta é a parte mais crucial. Evite descrever apenas os sintomas. Qual é a causa raiz do problema? Por que ele está acontecendo? No nosso exemplo, a alta rotatividade pode não ser o problema em si, mas sim um sintoma de baixa remuneração, falta de treinamento, gestão inadequada ou ambiente de trabalho tóxico. Identificar a raiz requer análise profunda e investigação.

4. Resultado Desejado (Objetivo): Qual é o estado ideal a ser alcançado após a resolução do problema? Defina metas SMART (Específicas, Mensuráveis, Alcançáveis, Relevantes e com Tempo definido). Em vez de “melhorar o ambiente de trabalho”, defina “reduzir a rotatividade em 50% nos próximos três meses, através da implementação de um programa de treinamento e aumento salarial para a equipe de atendimento ao cliente da filial de São Paulo”.

5. Recursos e Soluções Possíveis (Considerações Práticas): Quais são os recursos disponíveis para solucionar o problema (financeiros, humanos, tecnológicos)? Quais são as possíveis soluções, considerando as restrições e oportunidades existentes? Listando alternativas, mesmo que inviáveis a princípio, amplia o leque de opções e estimula a criatividade na busca pela solução ideal. No exemplo, recursos podem incluir orçamento para treinamento, contratação de consultores, investimento em novas ferramentas e tempo da equipe de RH.

Seguindo esses cinco pilares, você criará uma descrição completa e eficaz da situação-problema, facilitando a comunicação, a colaboração e o desenvolvimento de estratégias de resolução. Lembre-se: a clareza e a precisão são fundamentais para o sucesso de qualquer processo de resolução de problemas.

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