Como colocar o out of office?

Domine a Arte do “Out of Office”: Guia Completo para um Descanso Sem Preocupações (e Sem Enlouquecer Seus Contatos!)

Sabe aquele sentimento maravilhoso de finalmente sair de férias, desligar do trabalho e recarregar as energias? É perfeito, até você começar a se preocupar com a avalanche de e-mails que te espera na volta. A boa notícia é que existe uma solução elegante e profissional para isso: o famoso “Out of Office” (ou Resposta Automática, como também é conhecido).

Mas não basta apenas ativar o “Out of Office”. É preciso fazer isso da maneira certa para garantir que seus contatos recebam a informação que precisam, sem parecer descuidado ou deixar pontas soltas. Este artigo te guiará por um processo completo e te dará dicas valiosas para criar uma mensagem impecável. Prepare-se para um descanso tranquilo e uma volta ao trabalho sem surpresas!

Mais que um Simples “Estou Fora”: Por que o Out of Office é Essencial?

Antes de entrarmos no passo a passo, é crucial entender a importância do “Out of Office”. Ele não é apenas uma formalidade; é uma ferramenta de comunicação que demonstra profissionalismo e respeito pelo tempo dos seus contatos. Ao ativá-lo, você:

• Evita frustrações: Ninguém gosta de enviar um e-mail urgente e não receber resposta. O “Out of Office” informa que você está ausente e dá uma previsão de quando estará disponível.
• Gerencia expectativas: Ao informar sua data de retorno e, idealmente, um contato alternativo, você impede que as pessoas esperem uma resposta imediata e agilizem seus problemas.
• Mantém a imagem profissional: Uma mensagem bem elaborada demonstra organização e consideração, mesmo durante sua ausência.
• Protege sua sanidade: Sabendo que seus contatos estão informados, você pode relaxar de verdade durante suas férias, sem se preocupar em checar e-mails constantemente.

Passo a Passo Detalhado: Configurando o “Out of Office” Perfeito

A configuração do “Out of Office” pode variar ligeiramente dependendo do seu provedor de e-mail (Gmail, Outlook, etc.), mas a lógica geral é a mesma. Vamos detalhar o processo para os principais provedores:

1. Outlook (Versão Desktop):

• Arquivo: Clique na aba “Arquivo” no canto superior esquerdo.
• Respostas Automáticas (Fora do Escritório): Procure e clique na opção “Respostas Automáticas (Fora do Escritório)”.
• Enviar Respostas Automáticas: Marque a caixa “Enviar Respostas Automáticas”.
• Intervalo de Tempo (Opcional): Se desejar, defina um período específico marcando a caixa “Enviar somente durante este período” e inserindo as datas e horários de início e fim.
• Dentro da Organização e Fora da Organização: Você verá duas abas: “Dentro da Minha Organização” e “Fora da Minha Organização”. Personalize as mensagens para cada público. A mensagem interna pode ser mais informal, enquanto a externa deve ser mais profissional.
• Personalize a Mensagem: Digite sua mensagem (veja exemplos abaixo).
• OK: Clique em “OK” para salvar as configurações.

2. Outlook (Versão Web):

• Configurações: Clique no ícone de engrenagem (Configurações) no canto superior direito.
• Exibir todas as configurações do Outlook: Clique em “Exibir todas as configurações do Outlook” na parte inferior.
• Email > Respostas Automáticas: Selecione a opção “Email” e, em seguida, “Respostas Automáticas”.
• Ativar Respostas Automáticas: Marque a caixa “Ativar Respostas Automáticas”.
• Enviar respostas somente durante um período: Defina um período específico, se desejar.
• Enviar respostas para pessoas de fora da minha organização: Personalize a mensagem para contatos externos.
• Personalize a Mensagem: Digite sua mensagem.
• Salvar: Clique em “Salvar”.

3. Gmail:

• Configurações: Clique no ícone de engrenagem (Configurações) no canto superior direito e selecione “Ver todas as configurações”.
• Geral: Certifique-se de estar na aba “Geral”.
• Resposta automática de férias: Role para baixo até encontrar a seção “Resposta automática de férias”.
• Resposta automática de férias ativada: Marque a opção “Resposta automática de férias ativada”.
• Primeiro dia e Último dia (Opcional): Defina as datas de início e fim.
• Assunto e Mensagem: Digite o assunto e a mensagem.
• Enviar resposta apenas para pessoas nos meus Contatos: Se desejar, marque essa opção para limitar as respostas a seus contatos.
• Salvar alterações: Clique em “Salvar alterações” na parte inferior da página.

A Arte da Mensagem Perfeita: Dicas e Exemplos

A mensagem do “Out of Office” é sua oportunidade de causar uma boa impressão, mesmo estando ausente. Aqui estão algumas dicas e exemplos para te inspirar:

Dicas Essenciais:

• Seja Claro e Conciso: Evite rodeios e vá direto ao ponto.
• Informe o Período de Ausência: Indique claramente as datas de início e fim das suas férias.
• Ofereça um Contato Alternativo (se possível): Se houver alguém que possa atender às solicitações urgentes, forneça o nome e o e-mail dessa pessoa.
• Seja Profissional e Educado: Mantenha um tom cordial e agradeça o contato.
• Revise a Ortografia e Gramática: Um erro de português pode comprometer sua imagem.
• Adapte a Mensagem ao Público: A mensagem interna pode ser mais informal do que a externa.

Exemplos de Mensagens:

Exemplo 1 (Formal):

“Prezado(a) Contato,

Agradeço o seu contato. Estou fora do escritório de [Data de Início] a [Data de Término], com retorno previsto para [Data de Retorno].

Durante minha ausência, não terei acesso aos meus e-mails. Se sua solicitação for urgente, por favor, entre em contato com [Nome do Contato Alternativo] pelo e-mail [E-mail do Contato Alternativo].

Caso contrário, responderei ao seu e-mail assim que possível após meu retorno.

Atenciosamente,

[Seu Nome]”

Exemplo 2 (Mais Informal, para Contatos Internos):

“Olá pessoal!

Estou de férias de [Data de Início] a [Data de Término]. Voltarei no dia [Data de Retorno] com as energias recarregadas!

Se precisarem de algo urgente, falem com o [Nome do Contato Alternativo]. Caso contrário, respondo vocês assim que voltar.

Boas a todos!

[Seu Nome]”

Exemplo 3 (Com Foco na Resposta Automática):

“Obrigado(a) por seu e-mail. Estou atualmente fora do escritório e retornarei em [Data de Retorno]. Sua mensagem será respondida o mais breve possível após meu retorno. Se a questão for urgente, por favor, encaminhe seu e-mail para [E-mail do Contato Alternativo].”

Dicas Extras para um “Out of Office” Impecável:

• Desative a Resposta Automática ao Retornar: Não se esqueça de desativar o “Out of Office” quando voltar ao trabalho!
• Personalize a Mensagem com Humor (com cautela): Em algumas situações, um toque de humor pode ser bem-vindo, mas use com moderação e certifique-se de que seja apropriado para o seu público.
• Considere o Fuso Horário: Se você estiver viajando para um fuso horário diferente, mencione isso na sua mensagem.

Com este guia completo, você estará pronto para configurar o “Out of Office” perfeito e aproveitar suas férias sem preocupações. Relaxe, recarregue as energias e volte com tudo! Seus contatos (e sua sanidade) agradecerão.

#Ausência#Férias#Out Of Office