Como colocar uma resposta automática no Outlook 2016?

Diga “Estou Fora do Escritório” com Estilo: Configurando Respostas Automáticas no Outlook 2016 (e Dicas Extras!)

Está prestes a sair de férias, vai participar de um treinamento intensivo ou simplesmente precisa de um tempo longe da sua caixa de entrada? Configurar uma resposta automática no Outlook 2016 é a maneira perfeita de informar seus contatos que você não estará disponível imediatamente. Além de ser uma cortesia profissional, ajuda a gerenciar expectativas e evita que as pessoas fiquem no vácuo esperando por uma resposta.

Embora as instruções básicas que você mencionou sejam um bom ponto de partida, vamos mergulhar mais fundo e explorar todas as opções que o Outlook 2016 oferece para personalizar sua mensagem de “fora do escritório” e garantir que ela seja eficaz.

Passo a Passo Detalhado para Configurar sua Resposta Automática:

1. Acesse as Configurações: No canto superior esquerdo do Outlook 2016, clique em Arquivo. Em seguida, no menu que se abre, selecione Informações.

2. Opções de Respostas Automáticas: Dentro da seção “Informações”, procure e clique no botão Respostas Automáticas (Fora do Escritório). Se você não vir essa opção, pode ser que sua conta não seja configurada para suportar respostas automáticas (isso é comum em algumas contas POP3). Nesse caso, consulte o administrador de TI da sua empresa.

3. Ative as Respostas Automáticas: Na janela que se abre, selecione a opção Enviar Respostas Automáticas.

4. Defina o Período: Marque a caixa Enviar somente durante este período para especificar as datas e horários de início e término da sua ausência. Isso garante que as respostas automáticas serão desativadas automaticamente quando você retornar. Caso contrário, você precisará desativá-las manualmente ao voltar.

5. Personalize suas Mensagens: Aqui é onde a mágica acontece! O Outlook 2016 permite que você crie duas mensagens diferentes:

   • Dentro da minha organização: Esta mensagem será enviada para pessoas que estão dentro da sua empresa, ou seja, que utilizam o mesmo domínio de e-mail que você.
   • Fora da minha organização: Esta mensagem será enviada para todos os outros remetentes.

6. Escreva Mensagens Claras e Concisas: Seja profissional e direto ao ponto. Inclua as seguintes informações em suas mensagens:

   • Agradecimento: Agradeça à pessoa pelo e-mail.
   • Indique sua ausência: Deixe claro que você está fora do escritório.
   • Especifique o período: Informe as datas de início e término da sua ausência.
   • Informe quem contatar em sua ausência: Se possível, forneça o nome e e-mail de um colega que possa ajudar em sua ausência.
   • Promessa de resposta: Diga que você responderá assim que retornar.

   Exemplo de Mensagem Interna:

   “Obrigado(a) pelo seu e-mail. Estou fora do escritório de [data de início] a [data de término] com acesso limitado aos meus e-mails. Em caso de urgência, por favor, entre em contato com [Nome do Colega] no e-mail [Email do Colega]. Responderei assim que possível após meu retorno.”

   Exemplo de Mensagem Externa:

   “Obrigado(a) pelo seu e-mail. Estou fora do escritório de [data de início] a [data de término] e não tenho acesso frequente aos meus e-mails durante este período. Responderei assim que possível após meu retorno. Se sua solicitação for urgente, peço desculpas, mas não poderei ajudar prontamente.”

7. Opções Adicionais (Para Usuários Avançados):

   • Enviar para todos os remetentes: Dentro da aba “Fora da minha organização”, você pode escolher se quer enviar a mensagem para todos os remetentes ou apenas para seus contatos.
   • Regras: É possível criar regras adicionais para lidar com e-mails específicos, como encaminhá-los para outro endereço ou marcá-los como importantes. No entanto, use esse recurso com cautela para não criar filtros indesejados.

8. Clique em OK: Depois de configurar tudo, clique em OK para salvar suas configurações e ativar as respostas automáticas.

Dicas Extras para Maximizar a Eficácia:

• Seja Proativo: Avise seus colegas e clientes sobre sua ausência com antecedência, se possível.
• Teste: Envie um e-mail para você mesmo de outra conta para verificar se a resposta automática está funcionando corretamente.
• Considere a Cultura da Sua Empresa: Adapte o tom da sua mensagem ao estilo de comunicação da sua empresa.
• Mantenha a Informação Atualizada: Se seus planos mudarem, atualize sua mensagem de resposta automática.
• Não se esqueça de desativar! Ao retornar, desative as respostas automáticas imediatamente para evitar confusão.

Configurar uma resposta automática eficaz no Outlook 2016 é fundamental para manter uma comunicação profissional e garantir que suas ausências não causem transtornos. Ao seguir estas dicas, você estará pronto para desfrutar do seu tempo fora do escritório com tranquilidade, sabendo que sua caixa de entrada está sendo gerenciada de forma eficiente.