Como fazer uma informação formal?

Como Elaborar uma Comunicação Formal: Um Guia Prático

Comunicação formal é essencial em ambientes profissionais e acadêmicos. Difere da comunicação informal por seu rigor, clareza e respeito às normas de etiqueta. Este artigo oferece um guia prático para a criação de mensagens formais, evitando redundâncias com outros conteúdos já existentes.

1. Defina seu Público-Alvo:

Antes de começar a escrever, identifique quem receberá a mensagem. Compreender o perfil do seu público-alvo é fundamental para adaptar a linguagem e o tom da comunicação. Considerar a posição hierárquica, o conhecimento prévio sobre o assunto e a expectativa de reação do destinatário são fatores críticos. Uma comunicação formal dirigida a um executivo sênior precisará de um tom e linguagem diferentes de uma comunicação para colegas mais próximos.

2. Escolha o Meio de Comunicação Adequado:

O método de comunicação influencia a forma como a mensagem é recebida e interpretada. Para anúncios importantes, uma carta oficial pode ser a escolha ideal, demonstrando formalidade e permitindo o registro documentado. Para comunicados mais urgentes, um e-mail bem estruturado é apropriado. Plataformas específicas para notificações internas, como intranets, também podem ser úteis. A escolha deve ser guiada pela urgência, necessidade de registro e a formalidade requerida.

3. Utilize Linguagem Clara e Objetiva:

Evite jargões técnicos excessivos ou linguagem informal. Priorize frases curtas e concisas, construídas com clareza. Cada palavra deve contribuir para a mensagem principal, sem ambiguidades. A escolha de uma linguagem acessível, mas formal, é fundamental. Dúvidas ou pedidos de esclarecimentos devem ser formulados de maneira objetiva e direta.

4. Adote um Tom Profissional e Respeitoso:

A comunicação formal exige um tom profissional e respeitoso. Evite expressões coloquiais, gírias e qualquer elemento que possa ser interpretado como desrespeitoso ou informal. O uso de “você” e “seu” em vez de “vc” e “seu” demonstra respeito e profissionalismo. Exemplos de expressões formais adequadas incluem: “Solicitamos”, “Agradecemos”, “Comunicamos” e “Por gentileza”.

5. Revise Cuidadosamente:

Após escrever o texto, faça uma revisão minuciosa. Verifique a clareza das frases, a gramática e a ortografia. Certifique-se de que a mensagem transmite a informação desejada de forma precisa e eficaz. Um texto cuidadosamente revisado demonstra profissionalismo e cuidado com o destinatário. Lembre-se que a comunicação formal está sempre sujeita a julgamento.

Considerações Adicionais:

• Formatação: Utilize formatação adequada, como negritos, itálicos e numeração, para facilitar a leitura e a compreensão da mensagem. Evite elementos visuais excessivos ou pouco profissionais.
• Assinatura: Inclua sua assinatura completa, com cargo e contato, garantindo a credibilidade e facilitando o retorno.
• Data: Sempre especifique a data de emissão do comunicado.
• Assunto claro e conciso: Em e-mails, use um assunto que descreva claramente o conteúdo da mensagem, auxiliando o destinatário a organizar suas tarefas.

Seguindo essas etapas, você estará apto a criar comunicados formais eficazes, respeitosos e profissionais, garantindo que sua mensagem seja compreendida e recebida da melhor forma possível.