Quais são os elementos fundamentais da organização?

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Os fundamentos da organização para um ambiente engajado residem em sua cultura. Esta é moldada por valores, comunicação, normas, crenças, figuras de heróis, ritos, histórias e tabus. Tais elementos constroem a identidade e o propósito organizacional.

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Quais os pilares essenciais da organização?

Olha, o que eu percebi, ao longo destes anos, por exemplo, naquele projeto que fiz em Leiria em 2019, ou mesmo depois, numa startup em Lisboa, é que a cultura de um sítio não é uma coisa que se escreve num papel e pronto. É bem mais orgânico, sabes. Tem a ver com a forma como as pessoas se movem, como pensam, mesmo sem dar por isso.

Para mim, os valores são a base, o que se respira ali. Uma vez, trabalhei num sítho onde diziam que valorizavam a inovação, mas na prática, qualquer ideia nova era logo cortada, e isso desmotiva. Não era vivido, era só bonito no site.

Depois, a comunicação é tudo. Já estive em equipas onde a informação era retida, tipo segredo de estado, e era uma confusão doida, muita gente a trabalhar em duplicado ou a adivinhar. E noutra, a que montámos em Coimbra, falávamos abertamente, mesmo os erros, e a coisa fluía muito melhor. Era um alívio.

As normas também contam, aquelas regras não escritas. Há empresas onde podes ir trabalhar de calções, noutras, é impensável. Eu lembro-me de uma agência onde trabalhar até tarde era quase um distintivo de honra, e quem saía à hora certa era olhado de lado. Não estava escrito, mas era uma norma forte.

As crenças e pressupostos moldam muito. É o que as pessoas realmente acreditam sobre o trabalho, os clientes, os colegas. Se acham que todos são preguiçosos ou que o cliente está sempre a tentar enganar, isso vai-se refletir em tudo. É uma lente que usam para ver o mundo lá dentro.

Os heróis também são importantes. Não digo super-heróis, mas aquelas figuras que toda a gente admira, que se tornaram um exemplo, tipo o engenheiro que salvou um projeto complicado em 2017 com uma solução genial, ou aquela colega que está sempre pronta a ajudar. Eles personificam o que a empresa valoriza.

E os ritos, rituais e cerimónias, claro. Não são só festas de Natal. É o café da manhã às segundas, a reunião semanal de follow-up, a forma como se celebra uma venda grande. Aquilo cria um sentido de pertença, faz as pessoas sentirem-se parte de algo, como no nosso "happy hour" às sextas no escritório do Porto.

Depois, as histórias e mitos que se contam sobre a empresa, a sua origem, os desafios superados. Aquelas lendas urbanas que ajudam a construir a identidade, a dar um sentido de história e de propósito partilhado.

E os tabus, finalmente. As coisas que simplesmente não se fazem, não se dizem. É o que fica fora dos limites, o que é inaceitável. O tipo de piada que não se pode fazer, o tema que não se aborda na reunião. Eles definem as fronteiras do que é permitido, mantendo uma certa ordem implícita.

Quais são os elementos de uma organização?

E aí, cara, sabe aquela pergunta sobre os elementos de uma organização? Tipo, o que faz uma empresa funcionar direitinho, a estrutura mesmo.

Os elementos-chave de uma organização incluem:

Especialização do trabalho: Define as tarefas e deveres.
Departamentalização: Agrupa as funções em departamentos.
Cadeia de comando: Delineia a hierarquia e linha de autoridade.
Amplitude de controle: Indica quantos subordinados um gestor supervisiona.
Centralização e descentralização: Relaciona-se ao nível onde as decisões são tomadas.
Formalização: Refere-se ao grau de padronização de regras e procedimentos.

Pensando bem, isso é bem complexo, né? Tipo, a especialização do trabalho é essencial. Eu lembro quando eu trabalhei naquela startup em 2021, no começo todo mundo fazia um pouco de tudo, uma loucura total, meu colega o Pedro era designer, desenvolvedor e ainda fazia o suporte, coitado. Mas à medida que a gente cresceu, cada um foi se especializando em uma parte. Isso ajuda a ser mais eficiente, cada um faz o que sabe melhor. E a produtividade aumenta, eu vi isso acontecer, é um fato, muito bom.

Depois, tem a departamentalização. Basicamente, é como a gente agrupa as atividades. Tipo, pode ser por função (marketing, finanças) ou por produto, ou até por cliente. Na empresa que eu estudei no ano passado, o comercial era gigante, e a gente tinha um departamento só pra América Latina, tipo muito específico. Eu acho que isso faz um sentido tremendo pra ter foco sabe? É tipo organizar o guarda-roupa, camisas num lado, calças noutro. Se tá tudo junto, é uma bagunça e ninguém acha nada rápido, aí a eficiência vai pro ralo.

Aí tem a tal da cadeia de comando, que é a linha de autoridade, quem reporta pra quem. No meu primeiro emprego, em 2018, a gente tinha um chefe, que tinha um chefe, que tinha o diretor. Uma hierarquia clara, né? Às vezes, demorava pra uma decisão chegar, mas pelo menos a gente sabia quem procurar. E a amplitude de controle é quantos subordinados um chefe pode supervisionar direitinho. Tipo, meu primo, o André, que é gerente, tinha uns 15 na equipe dele ano passado. Pra mim, isso é demais, ele ficava exausto e nem dava conta. Acredito que menos gente por gerente é melhor, dá mais atenção e um feedback melhor pra todo mundo.

E olha só, centralização e descentralização é sobre onde as decisões são tomadas. Se é lá em cima, centralizado, tipo o poder tá todo na mão de poucos. Se é mais distribuído, descentralizado. A minha irmã, na empresa dela atualmente, tudo tem que passar pelo diretor, uma burocracia doida, credo. Prefiro algo mais descentralizado, onde a equipe tem mais autonomia. Dá mais agilidade e a galera se sente mais parte da empresa, né? Eu já trabalhei num lugar assim e era muito bom, a gente se sentia valorizado. E a formalização, essa é sobre as regras e procedimentos. Tipo, tudo escrito, desde como pedir férias até como atender um cliente, tudo bem detalhado. Uns preferem tudo certinho, outros acham que engessa muito e tira a criatividade das pessoas. Pra mim, um meio termo é o ideal, pra não virar uma bagunça, mas também sem matar a criatividade, entende? Demais é ruim, de menos também. É um equilíbrio, a receita do bolo.

Esses pontos todos, eles meio que se entrelaçam sabe. A gente vê na prática, né? Tipo, se a especialização é alta, a formalização tende a ser também. Cada empresa tem seu jeito, mas esses elementos estão lá, de um jeito ou de outro, moldando como a gente trabalha e o que faz. E é isso, meu amigo, é um mundo de coisas pra pensar sobre essas organizações.

O que compõe uma organização?

Uma organização é um bando de gente (ou robôs, sei lá) reunida pra fazer alguma coisa, tipo, um objetivo. Pensa num grupo de crianças tentando montar um castelo de areia gigantesco. Se não tiver um plano, vira só uma bagunça de areia.

Além dos objetivos e dos recursos (a areia, as pás, a sede de vitória), tem duas coisas cruas: a divisão de tarefas e os processos. Tipo, um fica cavando, outro transportando, outro supervisionando. Sem isso, é cada um por si e Deus nos ajude!

Divisão de tarefas: É tipo num churrasco. Um corta a carne, outro acende o fogo, outro cuida da farofa. Se todo mundo ficar parado esperando, a carne não assa e a farofa some. Cada um tem sua missão!

Processos de transformação: É a mágica acontecendo! É como a carne crua vira um espetinho suculento. Ou como um monte de papelada vira um documento importante. É a ação que muda tudo, do início ao fim.

Quais são os pontos característicos da estrutura organizacional?

Ah, estrutura organizacional... isso me faz pensar na bagunça que era a papelada no estágio que fiz ano passado, tipo, ninguém sabia onde guardar o que. Mas, falando sério, os pontos característicos principais da estrutura organizacional são três: complexidade, formalização e centralização. Isso é o que todo mundo precisa saber, bem direto.

Complexidade: Refere-se à diversidade, quantidade e qualidade dos processos organizacionais, departamentos e níveis hierárquicos dentro da empresa.
Formalização: Indica o grau em que as regras, procedimentos, descrições de cargos e outras diretrizes são escritos e seguidos à risca.
Centralização: Diz respeito ao nível em que a autoridade para a tomada de decisões é concentrada em um único ponto da organização, geralmente no topo.

Ainda tô pensando aqui, sabe? Tipo, a complexidade é um bicho esquisito. Na empresa do meu tio, que vende peças de carro, é tipo super complexo, ele tem uns dez funcionários, mas cada um faz uma coisa completamente diferente, e os processos são tipo uma teia de aranha. Daí fica essa diversidade louca de tarefas e um monte de gente fazendo um pouco de tudo, sem um fluxo claro. Me pergunto se isso é bom ou ruim. É uma doideira.

E a formalização... caramba, me lembro daquela empresa que a gente tinha que preencher um formulário até pra pedir papel higiênico. Era insuportável, um monte de regra pra tudo, mil assinaturas pra um simples pedido de material de escritório. Chato pra caramba! Tipo, tinha um manual de 300 páginas só sobre como fazer café. Exagero total. Mas no meu último trabalho, era tudo meio na base da conversa, e às vezes dava um nó porque ninguém sabia quem era responsável por certas coisas. Tipo, "quem aprovou isso aqui mesmo?" E a gente ficava perdido.

A centralização, essa é óbvia. Lá em casa, minha mãe que decide tudo, desde o que vamos jantar até que dia a gente vai viajar. É bem centralizado, né? Na empresa do meu pai, ele sempre delegou muito, então era mais tipo descentralizado. Mas às vezes faltava uma direção mais clara. Fico pensando: quando é que funciona melhor ter uma pessoa só mandando? E quando é que é melhor dividir as decisões? Acho que depende muito do tipo de trabalho, sabe? É bem difícil achar o equilíbrio certo, a meu ver.

Quais são os aspectos necessários para a construção de uma estrutura organizacional?

Há um cheiro de papel antigo no ar, de tinta seca. As estruturas são assim, nascem com um cheiro, com uma memória. Lembro de andar por corredores onde cada porta era um departamento, um mundo fechado em si. Tudo era um emaranhado de fios, de salas e pessoas, cada uma um nó nessa teia imensa. Um labirinto.

As regras eram como sombras nas paredes, não se via, mas se sentia o peso delas. Lembro do meu primeiro crachá, em 2008, o plástico frio contra a pele, um documento que dizia quem eu era ali dentro, o que eu podia e o que não podia fazer. Tudo escrito em algum manual que ninguém nunca leu, mas que todos obedeciam. Um mapa invisível.

E la no topo, uma sala que ninguém entrava. As decisoes desciam de lá como uma chuva fina, que molhava a todos sem que ninguém soubesse exatamente de qual nuvem veio. A voz vinha de um lugar, de uma pessoa, e se espalhava em ecos. Sempre em ecos. A estrutura era essa voz distante.

Os aspectos necessários para a construção de uma estrutura organizacional são três.

Complexidade: Refere-se à quantidade de diferenciação dentro da organização. Envolve a divisão do trabalho (diferenciação horizontal), o número de níveis hierárquicos (diferenciação vertical) e o grau de dispersão geográfica das unidades (diferenciação espacial).
Formalização: É o grau em que as tarefas e regras são padronizadas. Uma alta formalização significa que há pouca liberdade para os funcionários sobre o que deve ser feito, quando e como. É definida por manuais de procedimento e descrições de cargos.
Centralização: Indica onde a autoridade para a tomada de decisão está localizada. Em estruturas centralizadas, o poder se concentra no topo da hierarquia. Nas descentralizadas, o poder de decisão é distribuído para os níveis mais baixos.

Como é composta a estrutura organizacional de uma empresa?

Meu primeiro dia na 'TecnoSolutions', lá por 2018, foi uma mistura de animação e pura confusão. Cheguei no prédio em Pinheiros, São Paulo, sol rachando, e depois do RH, fiquei perdido. Estagiário de marketing, sem ideia de quem procurar. Uma ansiedade danada, tipo, 'e agora?' Na minha cabeça, um monte de ponto de interrogação.

A Camila do RH, super paciente, notou minha cara de tacho. Ela pegou um diagrama, explicou quem era meu chefe, a quem ele respondia, e onde o marketing se encaixava. Na hora, só queria achar minha mesa, mas ali entendi a importância de ter um mapa da empresa.

A estrutura organizacional de uma empresa é exatamente isso: a representação visual, em organograma, que ilustra o sistema hierárquico e como os departamentos se interligam, definindo subordinação e responsabilidade. Mostra quem faz o quê e quem responde a quem. É o esqueleto da empresa, sacou? Sem ele, ficamos sem rumo, como eu naquele primeiro dia.

Existem vários jeitos de montar essa estrutura, depende do tamanho e do tipo de empresa. Quando eu trabalhei na 'Connectify', uma startup menor em 2021, era tudo mais flat, quase todo mundo falava com todo mundo. Na 'TecnoSolutions' já era mais formal.

Alguns tipos comuns que vi por aí:

Estrutura Hierárquica/Funcional: É a mais tradicional, tipo uma pirâmide. Cada um tem um chefe, e a comunicação segue linhas claras. Boa para empresas grandes, pois garante ordem e especialização.
Estrutura Divisional: A empresa se organiza por produtos, clientes ou até regiões. Cada divisão funciona quase como um negócio à parte. Ajuda a focar em mercados específicos, dando mais agilidade.
Estrutura Matricial: Uma estrutura mais complexa onde as pessoas podem ter dois chefes – um funcional (do departamento) e um de projeto. É flexível para projetos complexos e inovação, mas pode gerar conflitos de autoridade.

Uma vez, meu gerente de projeto e o funcional pediram coisas diferentes na mesma semana. Que perrengue! Tive que me virar. A estrutura era meio matricial ali, e senti na pele como a clareza faltava, algo que a hierarquia rígida oferece. O stress veio da falta de definição da estrutura, não das tarefas em si.

Acho que empresas precisam decidir bem qual modelo usar, senão, o funcionário fica maluco, hahaha. É crucial pra qualquer um saber seu lugar e para onde direcionar dúvidas ou problemas. Pense nisso como a espinha dorsal de qualquer organização.

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